Wann digitale Werkzeuge die falsche Wahl sind

Diese Reihe hat viel davon gehandelt, wie du digitale Werkzeuge und Strukturen aufbaust, anwendest und absicherst.

Daraus könnte der Eindruck entstehen, digitale Kompetenz bestehe darin, möglichst viel zu digitalisieren. Das Gegenteil ist richtig. Zur Kompetenz gehört auch das Wissen, wann ein digitales Werkzeug die falsche Wahl ist und der bewusste Verzicht die bessere Entscheidung.

Der Verzicht ist dabei kein Rückschritt und kein Zeichen mangelnder Modernität. Er ist Ausdruck von Urteilsvermögen. Wer ein Werkzeug einsetzt, weil es sinnvoll ist, und auf ein anderes verzichtet, weil es nicht passt, handelt kompetenter als jemand, der alles digitalisiert, was sich digitalisieren lässt. Dieser Beitrag beschreibt Situationen, in denen der Einsatz eines digitalen Werkzeugs die schlechtere Wahl ist.

Digitalisieren ist kein Selbstzweck

Ein digitales Werkzeug rechtfertigt sich nicht durch seine bloße Existenz, sondern durch den Nutzen, den es stiftet. Diese Unterscheidung klingt selbstverständlich, wird im Alltag aber oft übergangen. Ein Werkzeug wird eingeführt, weil es neu ist, weil andere es nutzen oder weil es beeindruckt, nicht weil es ein Problem löst.

Der Prüfstein ist immer derselbe wie bei der Auswahl eines Werkzeugs. Löst es ein tatsächliches Problem, und ist der Aufwand seiner Nutzung kleiner als der Nutzen, den es bringt? Wo die Antwort nein lautet, ist der Verzicht die richtige Entscheidung, so verlockend das Werkzeug auch sein mag.

Wann der Verzicht die bessere Wahl ist

Einige Situationen kehren dabei immer wieder. Sie lassen sich als Anhaltspunkte lesen, ab wann ein digitales Werkzeug eher schadet als nützt.

Wenn der Aufwand den Nutzen übersteigt. Ein Werkzeug, dessen Einrichtung und Pflege mehr Zeit kostet, als es einspart, lohnt sich nicht. Das gilt besonders für kleine oder einmalige Aufgaben, die von Hand schneller erledigt sind als über eine eigens eingerichtete Lösung.

Wenn der Prozess noch nicht verstanden ist. Einen unklaren Ablauf zu digitalisieren, festigt nur die Unklarheit. Erst wird der Ablauf verstanden und geordnet, dann kann ein Werkzeug ihn unterstützen, nicht umgekehrt.

Wenn es auf den persönlichen Kontakt ankommt. Ein schwieriges Gespräch, eine heikle Rückmeldung oder eine Entscheidung, die Vertrauen verlangt, gehört nicht in einen Kanal, sondern in ein Gespräch. Hier ersetzt kein Werkzeug die persönliche Nähe.

Wenn die Voraussetzungen fehlen. Wo die Daten unzuverlässig sind, das Team das Werkzeug nicht beherrscht oder der rechtliche Rahmen nicht geklärt ist, ist der Einsatz verfrüht. Dann werden erst die Voraussetzungen geschaffen, oder es wird bewusst verzichtet.

Der Grundsatz der Konsequenz

Hinter dem bewussten Verzicht steht ein Grundsatz, den der Beitrag über digitale Strukturen bereits genannt hat, der Grundsatz der Konsequenz. Ein Werkzeug wird entweder konsequent genutzt oder bewusst zur Disposition gestellt. Was dazwischen liegt, ist der schlechteste Fall, ein Werkzeug, das halbherzig eingesetzt, von einigen genutzt und von anderen umgangen wird.

Der Verzicht ist deshalb die konsequente Kehrseite der Einführung. Wer erkennt, dass ein Werkzeug nicht trägt, sollte es bewusst aufgeben, statt es weiter mitzuschleppen. Das schafft Klarheit, entlastet das Team und schützt die Werkzeuge, die wirklich genutzt werden, davor, in einem unübersichtlichen Nebeneinander unterzugehen.

Und wann verzichtest du bewusst auf künstliche Intelligenz?

Für die künstliche Intelligenz gilt dieser Gedanke in verschärfter Form. Weil KI besonders viel verspricht, ist die Versuchung groß, sie auch dort einzusetzen, wo sie nicht hingehört, etwa bei Entscheidungen, die ein sicheres Urteil verlangen, oder bei Aufgaben, deren Grundlage sich nicht überprüfen lässt. Der bewusste Verzicht auf KI ist deshalb ein eigenes Thema, das der entsprechende Beitrag der KI-Vertiefung ausführlich behandelt.

Die richtigen Werkzeuge einsetzen, die falschen lassen

Der bewusste Verzicht rundet das Bild ab. Digitale Kompetenz bedeutet nicht, jedes Werkzeug einzusetzen, sondern die richtigen einzusetzen und die falschen zu lassen. Diese Unterscheidung verlangt Urteilsvermögen und die Bereitschaft, eine einmal getroffene Entscheidung zu überprüfen.

Damit rückt eine letzte Frage in den Blick. Wie werden digitale Praktiken über die Zeit besser? Denn was heute die richtige Wahl ist, kann morgen überholt sein. Wie ein Projekt seine digitalen Praktiken überprüft und weiterentwickelt, ohne in Aktionismus zu verfallen, ist das Thema des nächsten Beitrags.

Die Reihe: Digitale Kompetenz im Projektmanagement — Teil 13 von 15

Alle Teile der Reihe im Überblick

Andreas Frick ist Geschäftsführer der Projektforum Rhein Ruhr GmbH, IPMA Level A zertifizierter Trainer und Autor der Bücher „Projektkompetenz I & II“ (Springer, 2025). Er begleitet seit Jahren Projektmanagerinnen und Projektmanager auf dem Weg zur IPMA-Zertifizierung und entwickelt praxisnahe Lernformate an der Schnittstelle von Projektmanagement und digitaler Transformation.