PMO – anpassungsfähiges Projekt Management Office für Ihr Unternehmen
Seit einigen Jahren verbreitet sich zunehmend das Konzept des PMO, also des Project Management Office, als eigene Organisationinstanz in Unternehmen. Hiermit wird das Ziel verfolgt, ein professionelles Projektmanagement im Unternehmen zu entwickeln, es einzuführen und Projektmanagement sowohl in Einzelprojekten als auch in der Mehrprojektsteuerung sicherzustellen.
Doch wie so häufig bei der Einführung von neuen Managementthemen besteht die Gefahr, dass Organisationen mit den Neuerungen überfordert sind und die Lösung ihrer Probleme allein dem PMO überlassen. Die Aufgabengebiete und Verantwortungsbereiche von einem Projekt Management Office können jedoch stark variieren. Erfahren Sie nachfolgend mehr über die Definition eines PMO, das Aufgabenfeld und den Nutzen eines Project Management Office für Unternehmen.
PMO: Kurze Definition, Aufgaben & Mehrwert eines Project Management Office
Ein PMO, kurz für Project Management Office, fungiert als übergeordnete Stabsstelle zur Leitung von Projekten im Unternehmen. Besonders in größeren Unternehmen, in denen parallel eine Vielzahl von Change-Projekten ablaufen, übernimmt ein PMO die Rolle der übergeordneten Führung. Dabei bringt es projektübergreifendes Wissen aus dem Bereich Projektmanagement ein und unterstützt einzelne Projekte in der strategischen Planung und der operativen Durchführung. Eine Bündelung von besonders erfahrenen und ausgebildeten Projektmanagern erlaubt die Übertragung der Best Practices auf verschiedene Anwendungsfelder.
Das PMO ist klar von einem Project Office abzugrenzen, da sich nicht nur mit einem einzigen Projekt befasst, sondern das gesamte Projektportfolio betreut und anleitet.
Dafür benötigen Sie ein PMO
In einer sich immer dynamischer verändernden Unternehmensumwelt braucht es ein Team aus erfahrenen Projektmanagement-Experten, die die Funktion der übergeordneten Supervision für alle Projekte des Unternehmens übernehmen.
Ein immer weiter verbreitetes Mittel ist hier das PMO, was die Abkürzung für Project Management Office ist. Schließlich bedarf es für effektives agiles Projektmanagement und Scrum-Methodik qualifizierte Projektmanager mit Praxiserfahrung und Ratschlägen zu projektübergreifenden Best Practices, die letztendlich zum Erfolg der Projekte beitragen.
Typische funktionale Einheiten, die vom PMO unterstützt werden:
- IT
- R&D (Forschung und Entwicklung)
- Human Resources
- Marketing & Sales
Welche Aufgaben hat ein Project Management Office?
Das PMO unterstützt mehrere Projekte im Unternehmen mit der Methodenkompetenz der Projektmanager. Die Mitglieder des Project Management Office zeichnen sich durch langjährige Praxiserfahrung und in der Regel hochrangige Projektmanagement Zertifizierungen aus.
Klassische Aufgaben eines PMO
- strategische Beratung
- Trainings der Projektleitungen und -mitarbeitenden (Methoden & Tools)
- Ressourcenallokation
- Priorisierung der Projekte
- Monitoring der Projekte
- Management der Mitarbeiterdaten
- Wissenstransfer im Projektteam
Welche Funktionen übernimmt ein PMO?
Um ein erfolgreiches Arbeiten in PMOs sicherzustellen, sind drei ganz unterschiedliche Arbeitsfelder zu differenzieren. Es ist für eine Person oder eine kleine Gruppe von PMO-Mitgliedern im Grunde nicht optimal möglich, gleichzeitig all diese Aufgaben zu übernehmen und die Erwartungen zu erfüllen.
Eine Funktion des Project Management Office ist die unterstützende Funktion, wodurch beispielsweise Projektleiter durch gezieltes Coaching im Projektmanagement unterstützt werden. Durch die überwachende Funktion werden unter anderem Berichte innerhalb des Projekt-Controllings eingefordert. Ergänzend dazu unterstützt die steuernde Funktion das Management darin, die Projektlandschaft aus strategischer Sicht zu strukturieren, Projektanträge zu bewerten oder Projektentscheidungen zu treffen.
Funktionen eines Project Management Office im Überblick
Aufbau eines strategischen PMOs
Die Aufgaben eines strategischen PMO bestehen in erster Linie darin, die Geschäftsführung oder die Geschäftsbereichsleitung bei der strategischen Steuerung der Projektlandschaft zu unterstützen. Hier gilt es, ausgehend von der Unternehmensstrategie, Systematiken für die Kategorisierung und Priorisierung der Projekte abzustimmen und zu entwerfen. Ebenso sind Bewertungsschemata zu entwickeln, die es ermöglichen, Projekte von ihrer Wirtschaftlichkeit her, aber auch von ihrem Nutzen her zu bewerten. Der Prozess des Projektportfoliomanagement muss dabei sowohl den Prozess der Wirtschaftsplanung des Unternehmens berücksichtigen, als auch den Prozess des Projektmanagements des Unternehmens. Sehen Sie hierzu unser Leistungsangebot zum Management der Projektlandschaft.
Aufbau eines unterstützenden Project Management Office
Die unterstützende Funktion eines PMO besteht im Regelfall darin, Projektleiter und Projektteams im Projektmanagement zu unterstützen, das Vorgehen im Projektmanagement zu entwickeln und kontinuierlich weiterzuentwickeln sowie eine geeignete IT-Unterstützung sicherzustellen. Die Entwicklung von Leitfäden für das Projekt- und Mehrprojektmanagement fallen in diesen Bereich, wie auch die Entwicklung abgestimmter und geeigneter Dokumentenvorlagen. Ebenso fallen Aufgaben wie Ausbildung und Coaching von Projektleitern und Projektteams in diesen Bereich. Sehen Sie hierzu auch unsere Leistungsangebote im Bereich der Einführung von Projekt- und Mehrprojektmanagement und der Unterstützung des Einzelprojektmanagements.
Aufbau eines überwachenden PMOs
Die überwachende Funktion eines PMO kann darin bestehen, dass die Statusbewertung in den Projekten, und auch das Projektberichtswesen, in einer abgestimmten und einheitlichen Form erfolgt. Hierbei entsteht ein Nutzen sowohl für das Management des Unternehmens als auch für die Projektleiter. Dies erfordert eine enge Abstimmung sowohl mit dem Unternehmenscontrolling als auch mit den Ansätzen des Controllings in den Projekten. Neben der Unterstützung durch den Aufbau entsprechender Prozesse und Informationswege kann dies auch so weit gehen, dass PMO-Mitarbeiter das Controlling in den Projekten durchführen und geeignete Zusammenfassungen und Berichte für die Steuerung der Projektlandschaft bereitstellen. Sehen Sie hierzu auch unsere Leistungsangebote zur Unterstützung des Einzelprojektmanagements und zum Management der Projektlandschaft.
Welchen Mehrwert bringt ein PMO?
Ein Project Management Office trägt zum Erfolg einzelner Unternehmensprojekte bei und stellt dazu die Umsetzung der projektübergreifenden Unternehmensstrategie sicher. Ein erfahrenes Project Management Office erkennt Risiken in Projekten schnell und kann unmittelbar eingreifen. Besonders große Unternehmen mit mehreren Geschäftsbereichen und einer Vielzahl von Projekten profitieren von den Vorteilen eines PMO. Je agiler die Projekte in einem Unternehmen sind, desto wichtiger ist eine konsequente Steuerung und Erfolgskontrolle.
PMO: Das sind die Vorteile
- Wissenstransfer durch Vermittlung der Best Practices
- einheitliche Strategieumsetzung
- Ressourcenplanung und Priorisierung
- Entlastung der Projektmitarbeitenden
- Steuerung der Kommunikation innerhalb und zwischen den Projekten
Wie erkenne ich ein gutes Project Management Office?
Ein PMO besteht entweder aus externen Unternehmensberatern oder internen Führungskräften. Worauf sollten Sie bei der Auswahl der Mitglieder eines Project Management Office achten? Praxiserfahrung und Fachkompetenz sind hier die entscheidenden Faktoren. Projektmanagement Zertifizierungen machen es Ihnen einfach sicherzustellen, ob eine Person fachlich qualifiziert ist. Die IPMA Zertifizierungen sind ein geeigneter Nachweis für Projektmanagement Kompetenzen, da Sie auf internationalen Standards basieren und in unterschiedliche Level, je nach Berufserfahrung und Qualifikation, unterschieden werden.
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Ihre Vorteile mit PROJEKTFORUM
Divi Langjährige Erfahrung bei der Entwicklung und Einführung von PMO Dienstleistungen
In zahlreichen Projekten haben wir interne Organisationsbereiche dabei unterstützt, PMO-Dienstleistungen zu entwickeln, diese einzuführen und operativ zu unterstützen.
Methodensicher im Projekt- und Mehrprojektmanagement
Durch unser ausführliches Know-How im Einzelprojekt- und Mehr-projektmanagement bringen wir Sie auf den neuesten Stand. Hierbei orientieren wir uns am nationalen wie internationalen Standards der einschlägigen Berufsverbände der IPMA, PMI und PRINCE2 sowie der einschlägigen Normungen in DIN und ISO.
360° Blick
Unsere PMO Dienstleistungen adressieren alle Aspekte die bei dem Aufbau eines PMO zur Unterstützung des Projekt- und Mehrprojekt-managements zu berücksichtigen sind. Die betroffenen Organisations-bereiche werden nicht überlastet, sondern passgenau an den Stellen eingebunden, an denen sie aus eigenem Interesse heraus, ihren Beitrag zur Verfahrensentwicklung leisten müssen und auch leisten wollen.
Kostenoptimal, transparent und nachvollziehbar
Die Vorgehensweise reduziert die Aufwände für die externe Unterstützung auf das notwendige Minimum. Der Projektverlauf ist außerdem zu jedem Zeitpunkt auch für außenstehende Dritte transparent und nachvollziehbar und damit revisionssicher.
Assistentin der Geschäftsführung
Andrea.Imber@Projektforum.de
Tel. 0234 – 5882 8081