Sicherstellen statt nur beaufsichtigen: Wo das Urteil des Projektleiters den Ausschlag gibt

Mit diesem Beitrag schließt sich die dritte Bewegung der digitalen Kompetenz.

Nach dem Gestalten und dem Anwenden steht das Sicherstellen. Der Beitrag über digitale Strukturen hat dafür schon ein Bild geliefert. Eine digitale Struktur braucht dreierlei, um im Alltag zu tragen. Ein Konzept mit seinen Regeln, das Können der Beteiligten und einen Aufpasser, der darauf achtet, dass die vereinbarte Nutzung gelebt wird. Das Konzept war Gegenstand jenes Beitrags, das Können eines eigenen. Nun geht es um den Aufpasser.

Das Wort Aufpasser könnte in die Irre führen. Es klingt nach bloßer Aufsicht, nach jemandem, der kontrolliert, ob Regeln befolgt werden. Sicherstellen ist aber mehr als Beaufsichtigen. Wer nur beaufsichtigt, achtet darauf, dass die Beteiligten tun, was vereinbart ist. Wer sicherstellt, achtet darauf, dass am Ende auch das Ergebnis stimmt, für das die Werkzeuge aufgebaut wurden, und bemerkt es, wenn ein Werkzeug oder ein Prozess diesen Zweck verfehlt. Dieser Beitrag zeigt, worin dieser Unterschied besteht und an welchen Stellen das Urteil des Projektleiters den Ausschlag gibt.

Sicherstellen ist mehr als Kontrolle

Beaufsichtigen richtet den Blick auf die Einhaltung der Regeln. Das ist notwendig, aber es greift zu kurz. Eine Struktur kann regelkonform genutzt werden und trotzdem ihren Zweck verfehlen, etwa wenn ein Bericht zwar pünktlich und vollständig erstellt wird, aber niemand die entscheidende Abweichung darin bemerkt. Regeln zu befolgen und ein Ziel zu erreichen ist nicht dasselbe.

Sicherstellen setzt deshalb eine Stufe höher an. Es fragt nicht nur, ob die Regeln eingehalten werden, sondern ob das Ergebnis stimmt. Damit rückt die Verantwortung von der Form auf den Inhalt. Der Projektleiter, der sicherstellt, prüft nicht bloß, ob das Dashboard gepflegt ist, sondern ob es die richtige Geschichte erzählt.

Der Aufpasser der Praxis-Triade

Die Reihe hat den Aufpasser als das dritte der drei Dinge eingeführt, die eine Struktur zum Tragen braucht. Er ist nötig, weil auch eine gute Struktur und ein geschultes Team nicht garantieren, dass die Vereinbarung im Alltag gelebt wird. Es gibt immer Beteiligte, die ein Dokument doch nicht am vereinbarten Ort ablegen oder eine Regel im Eifer des Tages übergehen. Wenn niemand darauf achtet, verschiebt sich die gelebte Praxis Schritt für Schritt von der vereinbarten weg.

Wer diese Rolle übernimmt, hängt von der Größe des Projekts ab. In einem kleinen Projekt ist es der Projektleiter selbst, in einem großen kann es eine eigene Rolle sein. Entscheidend ist nicht, wer es tut, sondern dass es jemand tut. Der Aufpasser ist dabei kein Ausdruck von Misstrauen, sondern von Erfahrung. Er hält die Lücke klein zwischen dem, was vereinbart wurde, und dem, was tatsächlich geschieht.

Wo das Urteil den Ausschlag gibt

Der Kern dieses Beitrags liegt in einer einfachen Beobachtung. Jedes digitale Werkzeug hat eine Grenze, und an dieser Grenze entscheidet nicht das Werkzeug, sondern der Mensch. Diese Reihe hat dieselbe Grenze mehrfach berührt. Ein Dashboard zeigt Daten, aber es deutet sie nicht. Eine Automatisierung führt einen Ablauf aus, aber sie beurteilt nicht, ob er noch der richtige ist. Eine künstliche Intelligenz erzeugt ein Ergebnis, das überzeugend wirken kann, ohne verlässlich zu sein.

An jeder dieser Grenzen gibt das Urteil des Projektleiters den Ausschlag. Er entscheidet, ob eine Abweichung kritisch ist, ob eine Automatisierung noch entlastet oder ob ein KI-Vorschlag tragfähig ist. Sicherzustellen heißt deshalb auch, diese Grenzen zu kennen und an ihnen wach zu sein. Wer sie kennt, verlässt sich auf die Werkzeuge, wo sie verlässlich sind, und auf das eigene Urteil, wo sie es nicht sind.

Bestimmungsgemäße Nutzung: dass die Werkzeuge tun, wofür sie gedacht sind

Sicherstellen bedeutet außerdem, dafür zu sorgen, dass die Werkzeuge bestimmungsgemäß genutzt werden, also so, wie sie gedacht sind. Ein Werkzeug kann auf eine Weise verwendet werden, die von seinem Zweck abweicht, sei es aus Bequemlichkeit, aus Unkenntnis oder weil ein Umweg im Moment schneller erscheint. Wo das geschieht, entstehen genau die Probleme, die die Struktur eigentlich verhindern sollte.

Die bestimmungsgemäße Nutzung verbindet die beiden vorangegangenen Beiträge mit der Praxis. Was Governance und rechtlicher Rahmen festlegen, wird hier gelebt oder eben nicht. Sicherzustellen heißt, diesen Abstand zwischen der festgelegten und der tatsächlichen Nutzung im Blick zu behalten und ihn nicht größer werden zu lassen.

Sicherstellen heißt auch eingreifen und anpassen

Wach zu sein genügt nicht, wenn auf die Beobachtung nichts folgt. Zum Sicherstellen gehört das Eingreifen. Wenn ein Werkzeug seinen Zweck nicht mehr erfüllt, ist die richtige Antwort nicht, seine Nutzung stur einzufordern, sondern es anzupassen oder bewusst aufzugeben. Diese Reihe hat schon gezeigt, dass eine Automatisierung, die niemandem dient, konsequent zu beenden ist. Dasselbe gilt für jede Regel und jedes Werkzeug.

Damit ist Sicherstellen keine passive Aufsicht, sondern eine aktive Aufgabe. Es beobachtet, beurteilt und handelt. Es hält die Struktur nicht nur am Laufen, sondern sorgt dafür, dass sie dem Projekt weiter dient, auch wenn sich die Umstände ändern. Darin liegt der Unterschied zwischen einem, der aufpasst, und einem, der bloß zusieht.

Drei Bewegungen, ein Bild von digitaler Kompetenz

Mit dem Sicherstellen sind die drei Bewegungen der digitalen Kompetenz vollständig beschrieben. Ein Projektleiter gestaltet seine digitalen Strukturen, er wendet sie wirksam an, und er stellt sicher, dass sie ihren Zweck erfüllen. Zusammen ergeben sie ein Bild davon, was digitale Kompetenz im Projekt bedeutet, jenseits der bloßen Bedienung einzelner Werkzeuge.

Was bisher aus der Sicht des einzelnen Projekts betrachtet wurde, stellt sich für die Organisation als Ganzes noch einmal neu. Wie führt man digitale Kompetenz in einer Organisation ein, sodass sie nicht bei einzelnen Projektleitern bleibt, sondern zur gemeinsamen Praxis wird? Das ist die Frage, mit der der nächste Block dieser Reihe beginnt.

Die Reihe: Digitale Kompetenz im Projektmanagement — Teil 11 von 15

Alle Teile der Reihe im Überblick

Andreas Frick ist Geschäftsführer der Projektforum Rhein Ruhr GmbH, IPMA Level A zertifizierter Trainer und Autor der Bücher „Projektkompetenz I & II“ (Springer, 2025). Er begleitet seit Jahren Projektmanagerinnen und Projektmanager auf dem Weg zur IPMA-Zertifizierung und entwickelt praxisnahe Lernformate an der Schnittstelle von Projektmanagement und digitaler Transformation.