In den vorangegangenen Beiträgen dieser Reihe wurde das Fundament gelegt: Was KI-Systeme leisten können und was nicht, welche Tools für welche Aufgaben geeignet sind und warum die Qualität des Prompts über die Qualität des Ergebnisses entscheidet. Dieser Beitrag wechselt von der Theorie in die direkte Praxis.
Im Folgenden werden fünf Prompts vorgestellt, die für den Projektalltag unmittelbar einsetzbar sind: für den Statusbericht, das Besprechungsprotokoll, die Risikoanalyse, die Stakeholderanalyse und den Projektplanentwurf. Jeder Prompt ist so aufgebaut, dass er ohne Vorkenntnisse verwendet werden kann — und so erläutert, dass er gezielt an die eigene Projektsituation angepasst werden kann.
Ein Hinweis vorab: Die hier vorgestellten Prompts sind Vorlagen, keine fixen Rezepte. Wer sie kennt und versteht, wird sie nach kurzer Zeit anpassen, erweitern und für seine spezifischen Kontexte weiterentwickeln. Das ist ausdrücklich erwünscht.
Wie die Prompts aufgebaut sind
Alle fünf Prompts folgen dem Grundgerüst, das in Artikel 1 dieser Reihe eingeführt wurde: Rolle, Aufgabe, Kontext, Format und eigener Input. Dieses Muster schließt systematisch die Informationslücken, die zu schwachen Ergebnissen führen. Es ist kein starres Schema, sondern eine Checkliste: Was braucht das KI-System, um wirklich nützlich zu sein?
Die Anpassungshinweise am Ende jedes Prompts zeigen, welche Elemente projektspezifisch verändert werden sollten und warum. Denn ein Prompt, der für ein IT-Projekt formuliert wurde, liefert für ein Bauprojekt oder eine Organisationsentwicklungsmaßnahme andere Ergebnisse — nicht weil das Tool schlechter ist, sondern weil der Kontext ein anderer ist.
| Prompt 1 Statusbericht Du bist ein erfahrener Projektleiter in einem mittelständischen Unternehmen. Erstelle einen Statusbericht für das [monatliche / wöchentliche] Lenkungskreis-Meeting. Der Adressat ist [Geschäftsführer / Steuerungsausschuss / Auftraggeber]. Er erwartet klare, knappe Aussagen ohne technische Details. Format: – Zusammenfassung: max. 3 Sätze, managementtauglich – Ampelstatus für Kosten, Termin und Qualität: je Dimension: Farbe (grün / gelb / rot) + 1 Satz Begründung – Offene Punkte: tabellarisch, Spalten: Was | Wer | Bis wann – Nächste Schritte: max. 3, konkret formuliert Meine aktuellen Stichpunkte: [HIER EIGENE STICHPUNKTE EINFÜGEN]
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Wofür dieser Prompt geeignet ist
Der Statusbericht ist eine der häufigsten Routineaufgaben im Projektalltag. Er muss regelmäßig, in einem konsistenten Format und für Adressaten mit unterschiedlichem Kenntnisstand erstellt werden. Genau dafür ist KI besonders nützlich: Die Struktur wird zuverlässig eingehalten, der Ton wird dem Adressaten angepasst, und die eigenen Stichpunkte werden in einen lesbaren Text übersetzt.
Der Prompt
Du bist ein erfahrener Projektleiter in einem mittelständischen Unternehmen. Erstelle einen Statusbericht für das [monatliche / wöchentliche] Lenkungskreis-Meeting. Der Adressat ist [Geschäftsführer / Steuerungsausschuss / Auftraggeber]. Er erwartet klare, knappe Aussagen ohne technische Details. Format: – Zusammenfassung: max. 3 Sätze, managementtauglich – Ampelstatus für Kosten, Termin und Qualität: je Dimension: Farbe (grün / gelb / rot) + 1 Satz Begründung – Offene Punkte: tabellarisch, Spalten: Was | Wer | Bis wann – Nächste Schritte: max. 3, konkret formuliert Meine aktuellen Stichpunkte: [HIER EIGENE STICHPUNKTE EINFÜGEN]
Anpassungshinweise
Der Prompt liefert bessere Ergebnisse, je genauer der Adressat und der Berichtsrhythmus beschrieben werden. Ein Lenkungskreis, der monatlich tagt und strategische Entscheidungen trifft, benötigt einen anderen Ton als ein wöchentliches Team-Update. Diese Information sollte immer explizit im Prompt stehen.
- Adressat präzisieren: Statt „Geschäftsführer“ kann auch „Auftraggeber mit technischem Hintergrund“ oder „Steuerungsausschuss ohne Projektdetailkenntnisse“ stehen. Das verändert Ton und Tiefe der Ausgabe spürbar.
- Ampeldimensionen anpassen: Neben Kosten, Termin und Qualität können weitere Dimensionen ergänzt werden, etwa Risiko, Ressourcen oder Stakeholderzufriedenheit — je nach Berichtsformat des Unternehmens.
- Stichpunkte strukturieren: Je strukturierter die eigenen Stichpunkte sind, desto besser das Ergebnis. Wer seine Eingabe in die gleichen Kategorien wie den Prompt gliedert (Kosten, Termin, Qualität, Offene Punkte), erhält einen Entwurf, der kaum noch Nacharbeit benötigt.
Empfehlung: Speichere eine angepasste Version dieses Prompts für jedes deiner laufenden Projekte ab. Die Rollenangabe, der Adressat und das Format bleiben gleich — nur die Stichpunkte werden bei jedem Bericht neu ergänzt. Das spart Zeit und sichert Konsistenz.
| Prompt 2 Besprechungsprotokoll
Du bist ein erfahrener Projektassistent. Erstelle aus den folgenden Notizen ein strukturiertes Besprechungsprotokoll. Die Besprechung fand statt am [DATUM], Teilnehmer: [NAMEN ODER ROLLEN]. Format: – Kopfdaten: Datum, Teilnehmer, Thema der Besprechung – Besprochene Punkte: nummeriert, jeweils mit kurzem Ergebnissatz – Beschlüsse: fett hervorgehoben, eindeutig formuliert – Maßnahmentabelle: Was | Wer | Bis wann – Nächster Termin: [falls bekannt] Ton: sachlich, handlungsorientiert, keine wörtliche Wiedergabe von Diskussionen. Meine Notizen / das Transkript: [HIER NOTIZEN ODER TRANSKRIPT EINFÜGEN] |
Wofür dieser Prompt geeignet ist
Besprechungsprotokolle sind zeitaufwändig und werden häufig als lästige Pflicht empfunden. KI kann hier erheblich entlasten — vorausgesetzt, sie erhält ausreichend Input. Dieser Prompt eignet sich sowohl für die Verarbeitung eigener Mitschriften als auch für die Weiterverarbeitung automatisch erzeugter Transkripte, etwa aus Microsoft Teams Premium.
Der Prompt
Du bist ein erfahrener Projektassistent. Erstelle aus den folgenden Notizen ein strukturiertes Besprechungsprotokoll. Die Besprechung fand statt am [DATUM], Teilnehmer: [NAMEN ODER ROLLEN]. Format: – Kopfdaten: Datum, Teilnehmer, Thema der Besprechung – Besprochene Punkte: nummeriert, jeweils mit kurzem Ergebnissatz – Beschlüsse: fett hervorgehoben, eindeutig formuliert – Maßnahmentabelle: Was | Wer | Bis wann – Nächster Termin: [falls bekannt] Ton: sachlich, handlungsorientiert, keine wörtliche Wiedergabe von Diskussionen. Meine Notizen / das Transkript: [HIER NOTIZEN ODER TRANSKRIPT EINFÜGEN]
Anpassungshinweise
Protokolle unterscheiden sich je nach Besprechungstyp erheblich. Ein Lenkungskreis-Protokoll folgt anderen Konventionen als ein internes Teammeeting oder ein Kunden-Jour-fixe. Der Prompt sollte diesen Kontext benennen, damit das KI-System den Abstraktionsgrad und den Ton entsprechend wählt.
- Besprechungstyp angeben: Ergänze im Prompt, ob es sich um ein internes Teammeeting, ein Kunden-Meeting, einen Lenkungskreis oder eine Lieferantenabstimmung handelt. Das beeinflusst, wie formal das Protokoll ausfällt und was als Ergebnis oder Beschluss gewertet wird.
- Vorhandene Vorlage einbinden: Wenn im Unternehmen ein verbindliches Protokollformat existiert, kann dieses als zusätzliche Formatvorgabe in den Prompt eingefügt werden. Das KI-System hält sich dann an die vorgegebene Struktur.
- Transkripte bereinigen: Automatisch erzeugte Transkripte enthalten häufig Füllwörter, Wiederholungen und Fehler. Es ist nicht notwendig, das Transkript vorab zu bereinigen — aber ein Hinweis im Prompt wie „das Transkript enthält automatisch erkannte Sprachfehler, bitte sinngemäß übertragen“ verbessert das Ergebnis.
Empfehlung: Wer regelmäßig die gleichen Besprechungsformate protokolliert, sollte je Format eine eigene Prompt-Vorlage anlegen und abspeichern. Kopfdaten und Teilnehmer werden dann nur noch ergänzt, der Rest bleibt stabil.
| Prompt 3 Risikoanalyse
Du bist ein erfahrener Risikomanager im Projektmanagement. Erstelle eine erste Risikoliste für das folgende Projekt. Analysiere systematisch die Risikokategorien: Ressourcen, Technik / Technologie, Stakeholder und Akzeptanz, Zeitplan, Budget, externe Faktoren (z. B. Markt, Regulatorik, Lieferkette). Format je Risiko: – Risiko-ID (fortlaufend) – Kurzbeschreibung des Risikos – Betroffene Risikokategorie – Eintrittswahrscheinlichkeit: hoch / mittel / niedrig – Auswirkung bei Eintritt: hoch / mittel / niedrig – Risikostufe (Ampel: rot / gelb / grün) – Empfohlene Gegenmaßnahme Identifiziere mindestens 8 relevante Risiken. Projektbeschreibung: [HIER PROJEKTBESCHREIBUNG EINFÜGEN] |
Wofür dieser Prompt geeignet ist
Eine systematische Risikoanalyse zu Beginn eines Projekts oder zu einem neuen Meilenstein erfordert strukturiertes Denken über mögliche Probleme und deren Konsequenzen. KI kann dabei helfen, Risikokategorien systematisch durchzugehen und erste Bewertungen vorzunehmen — als Grundlage, die anschließend durch Projekterfahrung und Kontextwissen ergänzt und korrigiert wird.
Wichtig: Eine KI-gestützte Risikoanalyse ersetzt nicht das fachliche Urteil des Projektleiters. Sie liefert einen strukturierten Ausgangspunkt, der den eigenen Denkprozess ergänzt — und häufig auf Risiken aufmerksam macht, die im ersten Durchgang übersehen wurden.
Der Prompt
Du bist ein erfahrener Risikomanager im Projektmanagement. Erstelle eine erste Risikoliste für das folgende Projekt. Analysiere systematisch die Risikokategorien: Ressourcen, Technik / Technologie, Stakeholder und Akzeptanz, Zeitplan, Budget, externe Faktoren (z. B. Markt, Regulatorik, Lieferkette). Format je Risiko: – Risiko-ID (fortlaufend) – Kurzbeschreibung des Risikos – Betroffene Risikokategorie – Eintrittswahrscheinlichkeit: hoch / mittel / niedrig – Auswirkung bei Eintritt: hoch / mittel / niedrig – Risikostufe (Ampel: rot / gelb / grün) – Empfohlene Gegenmaßnahme Identifiziere mindestens 8 relevante Risiken. Projektbeschreibung: [HIER PROJEKTBESCHREIBUNG EINFÜGEN]
Anpassungshinweise
Der Wert dieses Prompts liegt in der Vollständigkeit der Risikokategorien. Das KI-System durchläuft die genannten Kategorien systematisch — und deckt damit Bereiche ab, die im Projektalltag gelegentlich vernachlässigt werden, etwa regulatorische Risiken oder Abhängigkeiten in der Lieferkette.
- Projektbeschreibung ausführlich gestalten: Je mehr Kontext über Projekttyp, Branche, Laufzeit, Teamgröße und besondere Rahmenbedingungen angegeben wird, desto spezifischer sind die identifizierten Risiken. Eine allgemeine Beschreibung führt zu allgemeinen Risiken.
- Risikokategorien anpassen: Die genannten sechs Kategorien sind ein bewährter Ausgangspunkt. Für bestimmte Projekttypen — etwa IT-Projekte, Bauprojekte oder internationale Projekte — können weitere Kategorien ergänzt werden, zum Beispiel Datenschutz und IT-Sicherheit oder behördliche Genehmigungen.
- Ergebnis als Arbeitsgrundlage verstehen: Die KI-generierte Risikoliste ist ein erster Entwurf. Sie sollte im Team besprochen, um projektspezifische Risiken ergänzt und hinsichtlich der Bewertungen kritisch geprüft werden. Erst dann ist sie eine verlässliche Grundlage für das weitere Risikomanagement.
Empfehlung: Nutze den Prompt nicht nur zu Projektbeginn, sondern auch an wichtigen Meilensteinen oder wenn sich die Rahmenbedingungen des Projekts wesentlich verändern. Eine aktualisierte Risikoliste ist aussagekräftiger als eine, die seit dem Projektstart unverändert geblieben ist.
| Prompt 4 Stakeholderanalyse
Du bist ein erfahrener Projektmanager mit Schwerpunkt Stakeholder- und Kommunikationsmanagement. Erstelle eine Stakeholderanalyse für das folgende Projekt. Identifiziere alle relevanten Stakeholdergruppen und analysiere sie nach dem folgenden Schema: Format je Stakeholdergruppe: – Name / Bezeichnung der Gruppe – Erwartete Grundhaltung zum Projekt: positiv / neutral / kritisch – Einfluss auf das Projekt: hoch / mittel / niedrig – Interesse am Projektergebnis: hoch / mittel / niedrig – Hauptinteressen und mögliche Bedenken – Empfohlene Kommunikationsmaßnahme Berücksichtige sowohl interne als auch externe Stakeholder. Projektbeschreibung: [HIER PROJEKTBESCHREIBUNG EINFÜGEN] |
Wofür dieser Prompt geeignet ist
Eine strukturierte Stakeholderanalyse ist eine der wichtigsten Voraussetzungen für ein erfolgreiches Projektmanagement — und wird in der Praxis häufig zu wenig systematisch angegangen. KI kann helfen, Stakeholdergruppen vollständiger zu identifizieren und ihre Interessen, Einflussmöglichkeiten und Bedenken zu strukturieren. Das Ergebnis ist eine erste Arbeitsgrundlage für die Kommunikationsplanung.
Der Prompt
Du bist ein erfahrener Projektmanager mit Schwerpunkt Stakeholder- und Kommunikationsmanagement. Erstelle eine Stakeholderanalyse für das folgende Projekt. Identifiziere alle relevanten Stakeholdergruppen und analysiere sie nach dem folgenden Schema: Format je Stakeholdergruppe: – Name / Bezeichnung der Gruppe – Erwartete Grundhaltung zum Projekt: positiv / neutral / kritisch – Einfluss auf das Projekt: hoch / mittel / niedrig – Interesse am Projektergebnis: hoch / mittel / niedrig – Hauptinteressen und mögliche Bedenken – Empfohlene Kommunikationsmaßnahme Berücksichtige sowohl interne als auch externe Stakeholder. Projektbeschreibung: [HIER PROJEKTBESCHREIBUNG EINFÜGEN]
Anpassungshinweise
Eine Stakeholderanalyse ist immer kontextabhängig. KI kann plausible Stakeholdergruppen identifizieren und strukturieren — aber sie kennt die konkreten Personen, Machtverhältnisse und historischen Erfahrungen nicht, die den Projekterfolg im Einzelfall beeinflussen. Das Ergebnis muss deshalb immer durch das eigene Kontextwissen ergänzt werden.
- Bekannte Stakeholder vorab nennen: Wenn bestimmte Personen oder Gruppen bereits bekannt sind, können sie im Prompt explizit erwähnt werden. Das KI-System berücksichtigt sie dann in seiner Analyse und identifiziert ergänzend weitere mögliche Stakeholder.
- Organisationskontext beschreiben: Hinweise auf die Unternehmenskultur, bestehende Konflikte oder besondere Abhängigkeiten verbessern die Qualität der Analyse erheblich. Je mehr relevanter Kontext eingegeben wird, desto spezifischer ist das Ergebnis.
- Kommunikationsmaßnahmen als Ausgangspunkt nutzen: Die vom KI-System vorgeschlagenen Kommunikationsmaßnahmen sind generischer Natur. Sie bieten einen guten Ausgangspunkt für die eigene Kommunikationsplanung, müssen aber auf die spezifischen Verhältnisse des Projekts zugeschnitten werden.
Empfehlung: Führe die Stakeholderanalyse zu Projektbeginn durch — und aktualisiere sie, wenn neue Stakeholder hinzukommen oder sich die Haltung bestehender Stakeholder wesentlich verändert. Eine einmalig erstellte Analyse, die nie überarbeitet wird, verliert schnell an Aussagekraft.
| Prompt 5 Entwurf eines Projektphasenplan
Du bist ein erfahrener Projektleiter mit umfangreicher Erfahrung in der Projektplanung. Erstelle auf Basis der folgenden Projektbeschreibung einen ersten Entwurf für einen Projektphasenplan. Format je Phase: – Phasenname – Ziel der Phase – Wesentliche Aktivitäten (3 bis 5 Stichpunkte) – Meilenstein / Deliverable am Phasenende – Geschätzte Dauer Weise am Ende auf typische Risiken für diesen Projekttyp hin und benenne offene Planungsfragen, die noch geklärt werden müssen. Projektbeschreibung: [HIER PROJEKTBESCHREIBUNG, RAHMENBEDINGUNGEN UND BEKANNTE CONSTRAINTS EINFÜGEN] |
Wofür dieser Prompt geeignet ist
Zu Beginn eines Projekts ist oft noch vieles offen — und dennoch wird häufig ein erster Phasenplan benötigt: für die interne Abstimmung, für ein Angebot oder für ein erstes Gespräch mit dem Auftraggeber. KI kann auf der Grundlage einer Projektbeschreibung einen strukturierten Phasenplan entwerfen, der als Diskussionsgrundlage dient — schneller und vollständiger als ein leeres Blatt Papier.
Dieser Prompt ist explizit kein Ersatz für eine detaillierte Projektplanung mit Ressourcen, Abhängigkeiten und kritischem Pfad. Er liefert einen Entwurf für einen Phasenplan auf übergeordnetem Niveau — als Grundlage für das Gespräch, nicht als fertiger Plan.
Der Prompt
Du bist ein erfahrener Projektleiter mit umfangreicher Erfahrung in der Projektplanung. Erstelle auf Basis der folgenden Projektbeschreibung einen ersten Entwurf für einen Projektphasenplan. Format je Phase: – Phasenname – Ziel der Phase – Wesentliche Aktivitäten (3 bis 5 Stichpunkte) – Meilenstein / Deliverable am Phasenende – Geschätzte Dauer Weise am Ende auf typische Risiken für diesen Projekttyp hin und benenne offene Planungsfragen, die noch geklärt werden müssen. Projektbeschreibung: [HIER PROJEKTBESCHREIBUNG, RAHMENBEDINGUNGEN UND BEKANNTE CONSTRAINTS EINFÜGEN]
Anpassungshinweise
Ein Entwurf einer Projektphasenplanung ist stark vom Projekttyp abhängig. Ein IT-Einführungsprojekt folgt anderen Phasenlogiken als ein Bauprojekt, eine Organisationsentwicklungsmaßnahme oder ein Produktentwicklungsprojekt. Die Projektart bestimmt das typische Raster der Projektphasen. Der Kontext muss deshalb so präzise wie möglich beschrieben werden.
- Constraints explizit nennen: Deadlines, Budgetrahmen, bekannte Ressourcenengpässe oder bereits festgelegte Meilensteine sollten im Prompt explizit erwähnt werden. Das KI-System berücksichtigt sie bei der Phasenstrukturierung.
- Projekttyp angeben: Ob es sich um ein agiles, ein klassisches oder ein hybrides Projekt handelt, beeinflusst den Phasenentwurf erheblich. Wer eine agile Vorgehensweise plant, sollte das im Prompt angeben — und erhält dann einen Entwurf mit Sprints oder Iterationen statt klassischer Phasenfolge. Alles was Du über die Projektart weist sollte angegeben werden.
- Offene Planungsfragen nutzen: Der Prompt enthält die Aufforderung, offene Planungsfragen zu benennen. Diese Fragen sind oft wertvoller als der Phasenentwurf selbst — sie zeigen, welche Informationen noch fehlen, um einen verlässlichen Phasenplan erstellen zu können.
Empfehlung: Verwende den Entwurf des Projektphasenplans als Grundlage für das erste Planungsgespräch mit dem Auftraggeber oder dem Team. Er ist keine fertige Planung, sondern ein strukturierter Ausgangspunkt — und als solcher häufig hilfreicher als ein leeres Raster, das erst im Gespräch befüllt wird.
Was diese fünf Prompts gemeinsam haben
Wer die fünf Prompts durchliest, wird ein gemeinsames Muster erkennen: Alle geben der KI eine klare Rolle, eine präzise Aufgabe, einen definierten Kontext und ein verbindliches Format vor. Und alle verlangen, dass der Nutzer eigenen Input liefert — Stichpunkte, Projektbeschreibungen, Notizen. KI arbeitet mit dem, was sie bekommt. Je besser der Input, desto nützlicher das Ergebnis.
Ein weiterer gemeinsamer Aspekt: Kein Prompt liefert ein fertiges Dokument, das ohne Prüfung verwendet werden sollte. Was die KI erstellt, ist ein Entwurf — ein guter, strukturierter, oft überraschend treffender Entwurf. Aber ein Entwurf. Die fachliche Prüfung, die Ergänzung um Kontextwissen und die abschließende Verantwortung liegen beim Projektleiter. Das ändert sich auch mit besseren KI-Systemen nicht.
Im nächsten Beitrag dieser Reihe steht die Recherche-Kompetenz im Mittelpunkt: Warum KI-gestützte Recherche grundlegend anders funktioniert als eine Internetsuche — und welche Haltung und Prüfroutine notwendig sind, um Ergebnisse wirklich einordnen und beurteilen zu können.
Andreas Frick ist Geschäftsführer der Projektforum Rhein Ruhr GmbH, IPMA Level A zertifizierter Trainer und Autor der Bücher „Projektkompetenz I & II“ (Springer, 2025). Er begleitet seit Jahren Projektmanagerinnen und Projektmanager auf dem Weg zur IPMA-Zertifizierung und entwickelt praxisnahe Lernformate an der Schnittstelle von Projektmanagement und digitaler Transformation.
