Damit die Werkzeuge auch beherrscht werden: Können im Projektteam aufbauen (B4)

Ein Projekt kann über eine gut durchdachte digitale Struktur verfügen, über klar zugeordnete Werkzeuge und über verbindliche Regeln für ihren Einsatz. Und dennoch scheitert die Nutzung, wenn die Beteiligten die Werkzeuge nicht sicher bedienen können.

Der häufigste Grund für ein ungenutztes Werkzeug ist nicht seine schlechte Qualität, sondern der Umstand, dass niemand dem Team gezeigt hat, wie man damit arbeitet. Damit rückt das zweite der drei Dinge in den Mittelpunkt, die eine digitale Struktur zum Tragen braucht.

Der Beitrag über digitale Strukturen hat diese drei Dinge benannt. Es braucht ein Konzept mit seinen Regeln, das Können der Beteiligten und einen Aufpasser, der auf die gelebte Nutzung achtet. Das Konzept war Gegenstand jenes Beitrags, der Aufpasser folgt später in dieser Reihe. Dieser Beitrag nimmt sich das Können vor. Der vorige Beitrag endete mit der Feststellung, dass selbst die beste Vereinbarung ins Leere läuft, wenn das Team die Werkzeuge nur zur Hälfte beherrscht. Genau dort setzt dieser Beitrag an und zeigt, wie Befähigung bewusst geplant wird, statt sie dem Selbststudium zu überlassen.

Ein Werkzeug einführen heißt nicht, es zu beherrschen

Zwischen der Einführung eines Werkzeugs und seiner Beherrschung liegt ein Abstand, der leicht unterschätzt wird. Ein Werkzeug bereitzustellen und einen Zugang einzurichten ist schnell erledigt. Damit ist aber nur die technische Voraussetzung geschaffen, nicht die Fähigkeit, das Werkzeug sinnvoll zu nutzen. Moderne Anwendungen sind in der Tiefe oft anspruchsvoll. Wer nur die Oberfläche kennt, nutzt einen Bruchteil dessen, was das Werkzeug leisten könnte, und übersieht gerade die Funktionen, die im Projektalltag den Unterschied machen.

Die Folge ist unmittelbar. Ein Werkzeug, das nur zur Hälfte beherrscht wird, trägt auch nur zur Hälfte. Wer die gemeinsame Ablage nicht richtig bedienen kann, weicht auf die E-Mail aus, und schon zerfällt der gemeinsame Ort, um den sich der vorige Beitrag gedreht hat. Das Können ist deshalb keine Zugabe zur Struktur, sondern die Bedingung dafür, dass sie im Alltag funktioniert.

Können entsteht nicht von selbst

In vielen Projekten wird der Aufbau von Können dem Zufall überlassen. Die Beteiligten sollen sich die Werkzeuge im Vorbeigehen aneignen, durch Ausprobieren, durch Nachfragen bei Kollegen oder durch das Lesen einer Anleitung, wenn die Zeit dafür bleibt. Das Ergebnis ist eine ungleiche, lückenhafte Kompetenz. Jeder beherrscht einen anderen Ausschnitt, jeder hat sich andere Behelfslösungen zurechtgelegt, und diese Behelfslösungen verfestigen sich mit der Zeit.

Befähigung, die verlässlich sein soll, muss geplant werden wie jede andere Voraussetzung eines Projekts. Sie gehört bereits zum Konzept einer digitalen Struktur, nicht an dessen Rand. Wer eine Plattform einführt, plant zugleich, wie das Team lernt, mit ihr umzugehen. Das ist kein zusätzlicher Aufwand, der die eigentliche Arbeit aufhält, sondern der Teil der Vorbereitung, der über Erfolg oder Misserfolg der ganzen Struktur entscheidet.

Was zum geplanten Aufbau von Können gehört

Ein geplanter Kompetenzaufbau lässt sich an einigen Bestandteilen festmachen. Sie greifen ineinander und sind je nach Größe des Projekts unterschiedlich aufwendig, aber keiner von ihnen sollte ganz fehlen.

Die Bestandsaufnahme. Am Anfang steht die Frage, wer im Team welche Werkzeuge bereits beherrscht und wo die Lücken liegen. Diese Bestandsaufnahme des Kompetenzbedarfs entspricht der Ermittlung des Informationsbedarfs, die der Beitrag über digitale Strukturen beschrieben hat. Erst wenn die Lücken bekannt sind, lässt sich die Befähigung gezielt darauf richten.

Das Zielbild. Nicht jede Rolle braucht dieselbe Tiefe. Der Projektleiter muss die steuernde Sicht auf die Kennzahlen beherrschen, ein Teammitglied die tägliche Bearbeitung seiner Dokumente. Das Zielbild legt fest, welche Kompetenz welche Rolle tatsächlich benötigt, und verhindert, dass am Bedarf vorbei geschult wird.

Die Einarbeitung. Neue Beteiligte werden gezielt in die Werkzeuge und die Struktur genau dieses Projekts eingeführt, nicht bloß allgemein in eine Software. Eine gute Einarbeitung zeigt nicht nur, welche Knöpfe es gibt, sondern wie im Projekt konkret damit gearbeitet wird.

Die Schulung. Wo die Werkzeuge anspruchsvoll sind, reicht das Zuschauen nicht aus. Dann ist eine gezielte Schulung nötig, bei anspruchsvollen Werkzeugen auch in Form eines Seminars oder Lehrgangs, in dem die Nutzung strukturiert und mit Übung vermittelt wird.

Die Ansprechpartner. In jedem Team gibt es einige, die ein Werkzeug besonders gut beherrschen. Wenn diese Personen als Ansprechpartner benannt sind, verbreitet sich ihr Können im Alltag weiter, und offene Fragen werden dort geklärt, wo sie entstehen.

Nicht alle müssen alles können

Ein verbreitetes Missverständnis ist die Vorstellung, Befähigung bedeute, jeden im Team auf denselben Stand zu bringen. Das ist weder nötig noch sinnvoll. Können ist an die Rolle gebunden. Wer die Kennzahlen deutet und das Projekt steuert, braucht einen anderen Ausschnitt der Werkzeuge als jemand, der vor allem Dokumente bearbeitet und im gemeinsamen Raum ablegt.

Diese Unterscheidung schützt vor zwei Fehlern zugleich. Sie verhindert, dass Zeit in Schulungen fließt, die an der tatsächlichen Aufgabe vorbeigehen, und sie verhindert ebenso, dass an einer Stelle Kompetenz fehlt, an der sie gebraucht wird. Die Zuordnung von Kompetenz zur Rolle knüpft an die Kommunikationsmatrix an, die schon festgelegt hat, wer welche Information über welchen Kanal bearbeitet. Wer diese Zuordnung kennt, weiß auch, wer welches Können braucht.

Mit künstlicher Intelligenz steigt der Anspruch an das Können

Bei Werkzeugen, die künstliche Intelligenz nutzen, verändert sich der Charakter des Könnens. Es reicht nicht mehr, die Bedienung zu beherrschen. Hinzu kommt die Fähigkeit, dem Werkzeug einen brauchbaren Auftrag zu erteilen und sein Ergebnis zu prüfen, statt es ungeprüft zu übernehmen. Eine KI liefert ein Ergebnis, das überzeugend wirkt und dennoch falsch sein kann. Wer das nicht einzuschätzen weiß, verlässt sich auf etwas, das er nicht durchschaut.

Damit wird das Können bei KI-gestützten Werkzeugen anspruchsvoller als bei einer klassischen Anwendung. Es umfasst nicht nur die Handhabung, sondern das Urteil über die Grenzen des Werkzeugs. Weil künstliche Intelligenz der anspruchsvollste Teil der digitalen Kompetenz ist, widmet sich ihr ein eigener Teil dieser Reihe ausführlich.

Können ist keine einmalige Aufgabe

Befähigung ist mit einer einmaligen Schulung zu Projektbeginn nicht erledigt. Werkzeuge werden aktualisiert und um neue Funktionen erweitert, Teams verändern sich, und neue Mitglieder stoßen dazu, die den anfänglichen Wissensstand nicht teilen. Ein Können, das nicht gepflegt wird, veraltet ebenso wie eine Struktur, die niemand mehr anpasst.

Deshalb gehört zum Aufbau von Können die Bereitschaft, ihn fortzuführen. Neue Funktionen werden vermittelt, neue Beteiligte eingearbeitet, und aus den Erfahrungen des Teams wird gelernt, wo die Befähigung noch nicht ausreicht. Diese fortlaufende Pflege ist ein Zeichen von Reife im Umgang mit digitalen Werkzeugen, kein Ausdruck von Unfertigkeit.

Befähigung ist Teil der Struktur, nicht ihr Anhängsel

Das Können ist das zweite der drei Dinge, die eine digitale Struktur zum Tragen braucht, und es verdient dieselbe Sorgfalt wie das Konzept selbst. Wer eine Struktur aufbaut und die Befähigung dem Selbststudium überlässt, hat die Arbeit nur zur Hälfte getan. Geplanter Kompetenzaufbau, an den Rollen ausgerichtet und über die Projektdauer gepflegt, macht aus vorhandenen Werkzeugen tatsächlich genutzte Werkzeuge. In strukturierter Form geschieht das in Seminaren und Lehrgängen, in denen die Nutzung nicht nur gezeigt, sondern geübt wird.

Damit sind zwei der drei Bewegungen dieser Reihe beschrieben, das Gestalten und das Anwenden. Das anspruchsvollste Werkzeug der digitalen Kompetenz ist dabei noch nicht ausführlich behandelt. Künstliche Intelligenz stellt an Auswahl, Einrichtung und Nutzung besondere Anforderungen und verlangt gerade beim Können mehr als andere Werkzeuge. Ihr widmet sich der nächste Teil dieser Reihe, der die Vertiefung zur künstlichen Intelligenz einleitet.