Der Markt für KI-Tools verändert sich in einem Tempo, das kaum noch überblickbar ist. Neue Werkzeuge erscheinen in rascher Folge, bestehende werden laufend weiterentwickelt, und die Versprechen der Anbieter sind selten geeignet, die Orientierung zu erleichtern. Für Projektleiterinnen und Projektleiter, die ihren Einsatz von KI strukturiert aufbauen wollen, ist dieser Markt auf den ersten Blick eher verwirrend als hilfreich.
Dieser Beitrag versucht daher keine Vollständigkeit. Er verfolgt ein anderes Ziel: Er ordnet die KI-Landschaft nach Anwendungsfeldern — also nach den Aufgaben, die im Projektalltag tatsächlich anfallen — und stellt die Tools vor, die in diesen Feldern heute zuverlässig Nutzen stiften. Dabei wird jeweils deutlich gemacht, für welche Aufgaben ein Tool besonders geeignet ist und wo seine Grenzen liegen.
Von der Aufgabe zum Tool — nicht umgekehrt
Eine Beobachtung, die sich in Seminaren immer wieder bestätigt: Wer mit KI beginnt, indem er zunächst ein Tool auswählt und dann schaut, was sich damit anstellen lässt, wird in der Regel enttäuscht. Man hört, dass ChatGPT gut sein soll, probiert es mit einer beliebigen Aufgabe aus, erhält ein durchschnittliches Ergebnis — und zieht den Schluss, dass der Hype übertrieben sei.
Der wirksamere Einstieg verläuft umgekehrt: Zunächst wird geklärt, welche Aufgabe gelöst werden soll. Dann wird geprüft, welches Tool für diese Aufgabe am besten geeignet ist. Diese Reihenfolge — Aufgabe vor Tool — ist der entscheidende Unterschied zwischen einem produktiven und einem enttäuschenden Einstieg in die KI-Nutzung.
Für Projektmanagerinnen und Projektmanager lassen sich heute sieben Anwendungsfelder benennen, in denen KI-Werkzeuge zuverlässig Nutzen stiften:
| # | Anwendungsfeld | Was KI in diesem Bereich leistet | Relevante Tools (Beispiele) |
| 1 | Texte erstellen | Berichte, Protokolle, E-Mails und Präsentationstexte formulieren, strukturieren und überarbeiten | ChatGPT, Claude, Copilot |
| 2 | Recherche & Analyse | Hintergrundinformationen beschaffen, eigene Dokumente auswerten, Zusammenhänge erschließen | Perplexity, ChatGPT, NotebookLM |
| 3 | Daten auswerten | Tabellen analysieren, Muster erkennen, Diagramme generieren, Excel-Formeln entwickeln | ChatGPT Advanced Data Analysis, Copilot in Excel |
| 4 | Bilder & Grafiken | Visualisierungen, Infografiken und Diagramme für Präsentationen erstellen | DALL·E, Napkin, Adobe Firefly |
| 5 | Audio & Video | Besprechungen transkribieren, Aufzeichnungen zusammenfassen, Inhalte aus Gesprächen extrahieren | Otter.ai, Fireflies, MS Teams Premium |
| 6 | Automatisierung | Wiederkehrende Abläufe automatisieren, verschiedene Tools verknüpfen, Workflows ohne Programmierung aufbauen | Make, Zapier, Power Automate |
| 7 | Entscheidungsunterstützung | Szenarien strukturiert durchdenken, Risiken abwägen, Entscheidungsvorlagen mit Pro- und Contra-Analyse erstellen | Claude, ChatGPT o1/o3 |
In der Praxis sind die Felder 1, 2 und 7 für die meisten Projektleiter der natürliche Ausgangspunkt. Die Felder 3 bis 6 erschließen sich mit wachsender Erfahrung oder wenn im Team Kolleginnen und Kollegen vorhanden sind, die in diesen Bereichen bereits Kenntnisse mitbringen.
Die sechs wichtigsten Tools im Überblick
Die folgende Darstellung beschreibt die sechs Tools, die für den Projektalltag heute die größte Relevanz haben. Für jedes Tool wird angegeben, in welchen Anwendungsfeldern es besonders stark ist, wo seine Grenzen liegen und welche Einschätzung sich aus der Praxisperspektive ergibt.
| ChatGPT (OpenAI)
Freemium · Plus ab ca. 20 €/Monat · Team- und Enterprise-Version verfügbar Einschätzung für Projektleiter: Das vielseitigste Allround-Werkzeug und für viele der naheliegendste erste Einstieg. Der volle Nutzen erschließt sich allerdings erst mit der Plus-Version. |
Anwendungsfelder:
Texterstellung, Recherche, Datenanalyse (Plus-Version), Entscheidungsunterstützung, Bildgenerierung (Plus-Version) Stärken: Sehr vielseitig einsetzbar, große Modellauswahl (GPT-4o, o1, o3), Datei-Upload und Dokumentenanalyse in der Plus-Version, individuell anpassbar durch Custom Instructions Grenzen: Die freie Version ist in Leistung und Nutzungsumfang deutlich eingeschränkt. Der Datenschutz der Consumer-Version ist für Unternehmensdaten kritisch zu prüfen. Die Qualität der Ausgaben hängt stark von der Prompt-Qualität ab. |
| Claude (Anthropic)
Freemium · Pro ab ca. 20 €/Monat · Team- und API-Version verfügbar Einschätzung für Projektleiter: Die erste Wahl für anspruchsvolle Textarbeit und die Auswertung großer Dokumentenmengen. Wer regelmäßig umfangreiche Berichte verfasst oder Dokumente analysiert, wird hier die besten Ergebnisse erzielen. |
Anwendungsfelder:
Texterstellung und -überarbeitung, Analyse langer und komplexer Dokumente, strukturierte Analysen, Entscheidungsunterstützung Stärken: Besonders leistungsfähig bei umfangreichen Dokumenten durch ein großes Kontextfenster, präzise und differenzierte Sprache, zuverlässiges Verhalten auch bei sensiblen oder vielschichtigen Themen Grenzen: Geringerer Funktionsumfang als ChatGPT (kein integrierter Bildgenerator, weniger externe Integrationen), im deutschsprachigen Raum bislang weniger verbreitet als ChatGPT |
| Microsoft Copilot
In M365 Business-Abonnements integriert · Copilot-Lizenz ca. 30 €/Nutzer/Monat zusätzlich Einschätzung für Projektleiter: Für alle, die bereits in der Microsoft-365-Welt arbeiten, der naheliegendste Einstieg. Die automatische Protokollfunktion in Teams-Besprechungen ist ein unmittelbar spürbarer Zeitgewinn. |
Anwendungsfelder:
Texterstellung in Word, E-Mail-Unterstützung in Outlook, Präsentationen in PowerPoint, Datenanalyse in Excel, automatische Protokollerstellung aus Teams-Besprechungen Stärken: Nahtlose Integration in die Microsoft-365-Umgebung ohne zusätzlichen Kontextwechsel, Datenschutz durch bestehende Microsoft-Verträge geregelt, die automatische Protokollfunktion in Teams ist für viele Projektleiter allein schon eine erhebliche Arbeitserleichterung Grenzen: Die Qualität der Ausgaben hängt stark von der Struktur der zugrunde liegenden Dokumente ab. Die Copilot-Lizenz kommt zu den bestehenden M365-Kosten hinzu. Das volle Potenzial entfaltet sich nur bei einer gepflegten SharePoint-Struktur im Unternehmen. |
| Perplexity
Freemium · Pro ab ca. 20 €/Monat Einschätzung für Projektleiter: Das derzeit überzeugendste Werkzeug für Recherche-Aufgaben. Wer mit KI recherchiert und dabei auf nachvollziehbare Quellenangaben angewiesen ist, sollte Perplexity kennen. |
Anwendungsfelder:
Recherche mit Quellenangaben, Abruf aktueller Informationen aus dem Web, Zusammenfassungen mit Belegen Stärken: Jede Antwort wird mit Quellenangaben versehen, was eine Verifizierung erheblich erleichtert. Das Tool greift auf aktuelle Webinhalte zu und spart bei der Erstrecherche zu einem Thema erheblich Zeit. Grenzen: Kein Ersatz für eine vertiefte fachliche Analyse. Die angegebenen Quellen müssen weiterhin selbständig geprüft werden. Bei sehr spezifischen Fachthemen sind die Ergebnisse mitunter weniger zuverlässig. |
| NotebookLM (Google)
Derzeit kostenlos · Google-Account erforderlich Einschätzung für Projektleiter: Besonders geeignet, wenn große Mengen eigener Projektdokumentation durchsucht und ausgewertet werden sollen. Der Vorteil: Die KI erfindet keine Informationen aus externen Quellen hinzu. |
Anwendungsfelder:
Eigene Dokumente hochladen und inhaltlich befragen, Zusammenfassungen aus eigenem Material erstellen, Querverweise zwischen verschiedenen Dokumenten herstellen Stärken: NotebookLM arbeitet ausschließlich mit den Dokumenten, die der Nutzer selbst hochgeladen hat. Es greift nicht auf externe Quellen zu. Das bedeutet: Alle Antworten beziehen sich auf das eigene Material — eine wichtige Absicherung gegenüber externen Halluzinationen. Grenzen: Kein Zugriff auf externe Informationsquellen. Die Qualität der Antworten hängt unmittelbar von der Qualität und Vollständigkeit der hochgeladenen Dokumente ab. Die Google-Abhängigkeit und datenschutzrechtliche Fragen sollten vor dem Einsatz geprüft werden. |
| Napkin
Freemium · Pro-Version verfügbar Einschätzung für Projektleiter: Ein häufig unterschätztes Werkzeug für Projektleiter, die regelmäßig Präsentationen erstellen und dabei auf visuelle Erklärungen angewiesen sind. |
Anwendungsfelder:
Diagramme und Visualisierungen aus Textinhalten generieren, Infografiken für Präsentationen erstellen Stärken: Napkin übersetzt Textinhalte direkt in visuell ansprechende Diagramme und Grafiken. Grafikdesign-Kenntnisse sind dafür nicht erforderlich. Die Ergebnisse sind für Präsentationszwecke in der Regel ohne aufwändige Nachbearbeitung verwendbar. Grenzen: Die Möglichkeiten zur detaillierten Anpassung sind begrenzter als bei klassischen Grafiktools. Die Auswahl an Stilen und Designoptionen ist noch nicht sehr breit. Das Tool ist vergleichsweise jung am Markt. |
Wie die Auswahl für den eigenen Einsatz gelingt
Es gibt kein Tool, das für alle Aufgaben und alle Kontexte gleichermaßen geeignet ist. Die Entscheidung für ein bestimmtes Tool hängt immer von der konkreten Aufgabe, der vorhandenen IT-Infrastruktur und den datenschutzrechtlichen Rahmenbedingungen im Unternehmen ab. Die folgenden Hinweise können bei dieser Entscheidung als Orientierung dienen:
- Wenn das Unternehmen Microsoft 365 nutzt: Der Einstieg über Microsoft Copilot liegt nahe. Der Datenschutz ist durch bestehende Microsoft-Verträge geregelt, die Integration in die vertraute Arbeitsumgebung ist vorhanden, und die automatische Protokollfunktion in Teams-Besprechungen stiftet für viele Projektleiter unmittelbaren Nutzen.
- Wenn umfangreiche Texte verfasst oder überarbeitet werden müssen: Claude ist in diesem Bereich besonders leistungsfähig. Das gilt insbesondere für längere Berichte, komplexe Analysen und Aufgaben, bei denen sprachliche Präzision entscheidend ist.
- Wenn Recherche-Aufgaben im Vordergrund stehen: Perplexity verknüpft die Möglichkeiten eines KI-Systems mit nachvollziehbaren Quellenangaben. Es ersetzt keine vertiefte Fachrecherche, spart aber bei der Erstrecherche zu einem neuen Thema erheblich Zeit.
- Wenn eigene Projektdokumentation ausgewertet werden soll: NotebookLM ermöglicht es, große Mengen eigener Dokumente inhaltlich zu befragen, ohne dass externe Quellen einbezogen werden. Das reduziert das Risiko, unzutreffende Informationen zu erhalten.
- Wenn ein möglichst breiter Funktionsumfang gewünscht wird: ChatGPT Plus bietet von allen Tools die größte Vielfalt an Anwendungsmöglichkeiten und verfügt über die größte Nutzergemeinschaft, aus der Erfahrungen und Prompt-Vorlagen bezogen werden können.
Eine Empfehlung für den Einstieg: Es empfiehlt sich, zunächst ein einziges Tool auszuwählen und es für einen Zeitraum von vier Wochen konsequent einzusetzen. Wer ständig zwischen Tools wechselt oder mehrere gleichzeitig vergleicht, gewöhnt sich keines wirklich an. Erst wenn ein Tool in seinen Möglichkeiten und Grenzen wirklich bekannt ist, lässt sich sinnvoll entscheiden, ob und wo ein weiteres ergänzend eingesetzt werden sollte.
Was sich verändern wird — und was stabil bleibt
Die in diesem Beitrag vorgestellten Tools werden sich weiterentwickeln. Neue Versionen, veränderte Preismodelle, neue Anbieter — das gehört zur KI-Welt, wie es bei keiner anderen Technologiekategorie in ähnlichem Maße der Fall ist. Es wäre also verfehlt, die hier getroffene Einschätzung als dauerhaft gültig zu betrachten.
Was sich hingegen nicht ändert, ist die Logik, nach der sinnvoll mit KI-Tools umgegangen wird: Zunächst die Aufgabe klar definieren. Dann das passende Tool wählen. Dann den Prompt so präzise formulieren, dass das Tool wirklich nützlich sein kann. Wer diese Reihenfolge verinnerlicht hat, wird auch mit neuen Tools schnell produktiv — weil das Denken aufgabenorientiert bleibt und nicht an ein bestimmtes Werkzeug gebunden ist.
Im nächsten Beitrag dieser Reihe steht das Thema KI-Agenten im Mittelpunkt: was es bedeutet, wenn KI nicht mehr auf Eingaben wartet, sondern selbständig handelt — und welche Konsequenzen das für Steuerung, Governance und Verantwortung im Projektkontext hat.
Andreas Frick ist Geschäftsführer der Projektforum Rhein Ruhr GmbH, IPMA Level A zertifizierter Trainer und Autor der Bücher „Projektkompetenz I & II“ (Springer, 2025). Er begleitet seit Jahren Projektmanagerinnen und Projektmanager auf dem Weg zur IPMA-Zertifizierung und entwickelt praxisnahe Lernformate an der Schnittstelle von Projektmanagement und digitaler Transformation.